Als er continu aan data wordt gewerkt, is het belangrijk een vorm van versiebeheer te introduceren. Vooral de mogelijkheid om gegevens terug te kunnen zetten naar een eerdere versie in plaats van helemaal opnieuw te moeten beginnen of nog erger, de gegevens opnieuw te moeten genereren, is een groot voordeel.
Toevoegen van een versienummer aan de bestandsnaam
​Dit is de simpelste manier. Voeg een nummer toe aan het eind van een bestandsnaam na elke belangrijke wijziging, bijvoorbeeld v001, v002, of v1_0, v1_1, v2_0, eventueel aangevuld met de naam van degene die deze versie heeft gecreëerd. Vermijd labels als 'final', 'final1', 'final2'.
Binnen één file
Voeg een tabblad 'versiebeheer' toe aan het databestand.
Een apart document 'Versiemanagement' maken
Dit is een uitgebreidere methode. Gebruik een tabel waarin elke wijziging wordt bijgehouden. Vermeld in de 1e kolom de versienaam, in de 2e kolom de datum en in de 3e kolom een uitleg van alle gemaakte wijzigingen.
Automatisch
Er zijn programma's die een eigen automatische vorm van versiebeheer hebben. Raadpleeg de 'help' van de betreffende software om te achterhalen of dit het geval is.
Speciale software voor versiebeheer
Dit is vooral aan te raden als je veel met anderen samenwerkt aan data en/of als de dataset continu bewerkt wordt. Bijvoorbeeld Git.
Sla elk bestand maar één keer op in de folderstructuur!
Als een bestand op meerdere plekken wordt opgeslagen en één van beide wordt bewerkt, kunnen er ongewild meerdere versies van hetzelfde bestand ontstaan.
Bescherm je ruwe data!
Zorg dat de ruwe data te allen tijde bewaard worden en dat ze een duidelijk herkenbare naam krijgen. Sla ze op in een aparte beveiligde map in de folderstructuur (bijv. een 'alleen-lezen' map).